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The JALT Testing & Evaluation SIG Constitution

特定非営利活動法人 全国語学教育員学会の試験と評価研究部会

Here is the revised version of our SIG Constitution which was approved at the 2011 SIG AGM.

（名称）

第1条

この法人の名称は、Testing & Evaluation Special Interest Group (TEVAL SIG) 研究部会といい、略称を TEVAL SIG とする。

Name

Article 1

The name of the organization shall be the Testing & Evaluation Special Interest Group (TEVAL SIG), hereinafter referred to as the TEVAL SIG.

（所属）

第2条

  1. TEVAL SIG は非営利団体(NPO)の JALT(全国語学教育学 会)に所属する半自治的グループである。
  2. TEVAL SIG は、その活動の実施に当たって、JALT 全国執行役員会の方針と指示を守り、JALT 定款及び細則の規定に従って行動 しなければならない。

Affiliation

Article 2

  1. The TEVAL SIG is a semi-autonomous group within the NPO Japan Association for Language Teaching (JALT).
  2. In the conduct of its activities, the TEVAL SIG shall comply with the policies and directives of the JALT National Executive Board, and act in accordance with the provisions of the national constitution and bylaws.

（目的）

第3条

この研究部会の目的は、第二外国語の教育における、試験と評価に関する問題に興味を持つJALT会員の研究の促進、出版物の刊行、定期集会の開催など語学教育と学習の発展に寄与することを目的とする。

Purpose

Article 3

This group is a non-profit organization whose main purpose is to serve the needs of JALT members who are interested in issues related to testing and evaluation in second/foreign language teaching. The organization shall foster research, issue publications, hold periodic meetings and carry out other activities to further its aims.

（会員）

第4条

JALT正会員が、この研究部会の意図を理解し、年会費の支払いをもってこの研究部会の会員とする

Membership

Article 4

Individual membership is open to any JALT member in good standing upon payment of the annual membership fee.

(年次総会)

第5条

JALTの大会の開催中に研究部会の年1回の会議（総会）が行われ、この会議の日時と場所は試験と評価研究部会の会員に1ヶ月以上前に通知されるものとする。 この会議の出席者を以て投票の際の定数とする。
会議にJALT正会員なら誰でも参加することは可能であるが、この研究会の決議事項への投票は試験と評価研究部会の会員だけに投票する権利があるものとする。

Annual Meeting

Article 5

The TEVAL SIG shall hold an Annual Meeting during the JALT National Conference at a time and place announced to all SIG members at least one month in advance of the meeting. Members present at this meeting shall constitute a quorum.
All JALT members are welcome to attend the Annual Meeting, but only members of the TEVAL SIG as ascertained by Membership-related officers shall be entitled to vote.

(役員、運営)

第6条

この研究部会の委員会は、同研究部会の決定機関であり、委員会は内規１に定められた委員で構成される。委員は総会の選挙により決定され、任期は翌年の総会までとする

Officers and Administration

Article 6

The TEVAL SIG Coordinating Committee is the policy-making body of the SIG and is composed of the officers listed in Section 1 of the Bylaws below. Terms of Officers elected at the Annual Meeting or thereafter shall start immediately and be effective as a rule until the election of the following year's Annual Meeting.

（推薦、選挙、及び解任）

第7条

  1. 選挙は総会の際に行われ、候補が複数の場合は投票用紙を用いた無記名投票による選挙を行い、候補者が1名の場合はその場で挙手による信任投票を行う。
  2. この研究部会の会員であれば、どのような委員の候補者になることも可能である。候補者は、総会の当日までに書面で立候補を表明するか、もしくは事前に委員会に対して立候補を表明することもできる。
  3. 複数の立候補者がいる場合、投票結果の確認を当事者以外の少なくとも二名の委員が確認するものとする。
  4. 複数の立候補者の投票数が同一票の場合、総会に出席している委員が決定票を投じるものとする。それでも決定できない場合は現職の研究部会長によって決定されるものとする。
  5. 現職の委員が辞任した場合、委員会は一週間以内に研究部会の会員にその旨を通達し、立候補者を待たなければならない。立候補者が複数の場合、投票はFAXかメールによって行われる。この委員も次の総会までの任期とする。
  6. 現職の委員に対して、５％以上の会員から不適当であるとの陳情書が提出された場合、委員会はこれを受理し、当事者の委員にこれを通知し、当事者を除く委員により不信任投票が行われ、結果2/3票以上により委員を解任するものとする。
  7. 選挙後の最初のニュースレターにより、選挙結果を試験と評価研究部会の全会員に郵送するものとします。

Nominations, Elections, and Removals

Article 7

  1. Elections shall be held at the Annual TEVAL SIG Meeting. Voting shall be done by secret written ballots when there are contested positions.
  2. Nominations for Officers may be submitted in writing prior to the election or proposed from the floor at the Annual Meeting. Any member of the TEVAL SIG may nominate members in good standing for any position.
  3. Before announcing the results of an election, ballot results, if any, shall be examined by at least two SIG members who are not candidates for office.
  4. In the event of a tie vote, the members of the TEVAL SIG Coordinating Committee who are present at the meeting shall cast the deciding votes. In the event that there is a tie within the Coordinating Committee itself, the deciding vote shall be cast by the incumbent Chair.
  5. If an officer resigns or vacates his/her position all TEVAL SIG Coordinating Committee members shall know of this vacancy for over one week while nominees are sought. Then they shall elect a successor to serve in that position until the next Annual Meeting. Ballots in the case of a contested position may be sent by FAX or mail to the designated officer who is a Coordinating Committee member not contesting the position.
  6. An officer who fails to perform his/her duties under the Constitution or Bylaws may be removed from office by a two-thirds vote by secret ballot of the TEVAL SIG Coordinating Committee (excluding the officer(s) in question) if a petition signed by at least 5% of the membership is submitted to the Committee. The officer in question shall be notified of the petition and offered the option to officially resign.
  7. A notice announcing the officers of the TEVAL SIG shall be mailed to all SIG members in the first newsletter after the election.

(代償)

第８条

役員には、その職務を執行するために要した費用を弁償することが できる。

Remuneration

Article 8

Officer’s expenses needed to perform his or her duties shall be reimbursed.

(会則の修正)

第9条

  1. この会則について修正を提案する場合は、研究部会の委員の3人以上、またはこの研究部会会員の5%以上をもってするものとする。
  2. この会則について修正を決議する場合は、総会の研究部会出席会員の2/3以上の賛成、また、総会以外の場合は研究部会会員の2/3以上の賛成が必要となる。

Amendments

Article 9

  1. Amendments to this Constitution must be proposed by at least three members of the TEVAL SIG Coordinating Committee or by at least 5% of the TEVAL SIG membership.
  2. The proposed amendment(s) must be ratified by two-thirds of the members voting by mail or at the Annual Meeting to become effective immediately, by a clear procedure detailed to all TEVAL SIG members in writing beforehand.


Bylaws of the TEVAL SIG

TEVAL SIGの細則

1. 役員の職務

I. Duties of Officers
(1)部会代表・部会代表は、TEVAL SIG 調整委員会の活動の企画、および TEVAL SIG の業務の監督に関する全般的な責任を負う。部会代表は、 TEVAL SIG の年次総会、および TEVAL SIG が後援するその 他の行事を統轄しなければならない。部会代表の不在においては、 代表により指名された他の役員が部会の議長を務めなければならな い。部会代表は、他の類似団体との連絡役を務めなければならな い。部会代表は、JALT に年次報告書を提出しなければならない 1. PRESIDENT: The President shall have general responsibility for coordinating the activities of the TEVAL SIG Coordinating Committee and for directing the affairs of the TEVAL SIG. S/he shall preside at the TEVAL SIG Annual General Meeting and at other TEVAL SIG sponsored events. In the absence of the President, another officer appointed by the President shall chair the meeting. The President will serve as liaison to JALT and other similar organizations. The President shall submit an annual report to JALT.
(2)会計担当・会計担当は、すべての財務記録を管理し、TEVAL SIG のすべて の資金を集め、すべての支出を行う責任を負う。会計担当は、TEVAL SIG の財務状況を年次総会において発表し、定期会計報告書を 全国研究部会会計連絡係に提出しなければならない。 会計担当は、計算書類を毎年 末の決算後に行われる内部監査のために作成しなければならない。 2. TREASURER: The Treasurer shall keep all financial records, and collect and disburse all funds of the TEVAL SIG. S/he shall present an account of the financial status of the organization at the TEVAL SIG Annual General Meeting, and submit regular financial reports to the National SIG Treasurer Liaison. The Treasurer shall prepare the financial documents for an internal audit to take place after the books have been closed at the end of each calendar year.
(3)企画担当・企画担当者は、必要に応じて本研究部会の役員とその他の JALT 関連 担当者と連絡を取り、定期的または特別なプログラムの立案・企画 を管理する。TEVAL SIG 会員からの発表提案を促し、必要に応じて審査 する。JALT 年次国際大会、SIG フォーラムの発表者に連絡を取り、 発表の調整を行い、JALT 支部、JALT の特別な会合、その他の L2 教 育に関係する国内外の組織にプログラムを提供する。 3. PROGRAM CHAIR: The Program Chair shall supervise the planning and organizing of all regular and special programs and provide the necessary information to officers of the SIG or other JALT agencies as needed. S/he shall solicit presentation proposals from TEVAL SIG members and arrange for vetting them where necessary. S/he shall contact and arrange for speakers to present at the JALT International Conference and SIG Forum and actively offer programs to JALT Chapters, special events of JALT, or other L2 educational organizations within and outside of Japan.
(４)会員担当・会計担当者は会員の登録や更新、会員によって提供された情報の管 理、会員の総合的かつ最新のリストの管理、内部分析のためのデー タベース化、そして該当する JALT 役員への会員情報の提供を行う。 4. MEMBERSHIP CHAIR: The Membership Chair shall be responsible for registering and renewing membership, keeping membership information provided by members, maintaining a comprehensive and up-to-date list of the membership, databasing for internal analysis, and forwarding membership information to the appropriate JALT officers.
(５)出版担当・出版担当者は、年3回、会報(英語名は『Shiken』)を 編集し、発行する義務を負う。会報は、オンラインでの発行になる こともある。編集者は、必要な場合は、会報編集助手および編集部 員を指名することができる。 5. PUBLICATIONS CHAIR: The Publications Chair is responsible for editing and publishing 3 official newsletters (Shiken) per calendar year. Newsletters may be published online. The editor is permitted to appoint an assistant newsletter editor and newsletter staff as necessary.

2. 細則の改正

本細則の改正は、定款の改正と同様の方法で提案、および、実施し なければならない。さらに本細則は、TEVAL SIG 調整委員会の 3分の2の投票によって改正することができる。

II. AMENDMENTS TO THE BYLAWS

Amendments to the Bylaws may be proposed and carried out in the same manner as constitutional amendments. In addition, these Bylaws may be amended by a two-thirds vote of the TEVAL SIG Coordinating Committee.

この定款細則は2011年11月1日JALT TEVAL SIG執行委員会によって承認された。

この定款細則は2011年11月20日JALT執行役員会で受理された。

この定款細則は2011年11月19日JALT TEVAL SIG分野別研究部会の年次総会で批准された。

This Constitution and Bylaws were approved by the TEVAL SIG Executive Board on 2011/11/1

This Constitution and Bylaws were accepted by the JALT Executive Board on 2011/11/20

This Constitution and Bylaws were ratified by the TEVAL SIG members on 2011/11/19